Урок 1
Кто такой руководитель?

Руководитель — это профессиональный менеджер, который с помощью системного управления командой добивается того, чтобы его сотрудники производили свой продукт.

Основной инструмент руководителя — его подчиненные.

Основное отличие руководителя от линейного сотрудника — руководитель работает не напрямую руками, а через людей, реализуя 5 функций менеджмента.

Продукт и результат работы

Результат — итог, полученный в рамках деятельности. Это то, что сделано, но не передано дальше.

Продукт — это результат, который имеет ценность и который кто-то может использовать в своей деятельности.

Чем отличается продукт от результата?

Продукт на примере отдела продаж

Продукт телемаркетолога — назначенная целевая презентация, переданная менеджеру по продажам.

Продукт менеджера по продажам — выручка (не выставленные счета и не презентации).

Продукт отдела продаж — выручка всего отдела.

Продукт руководителя отдела продаж — сильная команда, выполняющая план по выручке.

Продукт на примере HR-отдела

Продукт рекрутера — нанятые сотрудники.

Продукт HR — выполняющие планы сотрудники, обладающие высоким уровнем вовлеченности.

Продукт HR отдела — компания, где работают сотрудники, обладающие высоким уровнем вовлеченности и лояльности (сумма продуктов по всем HR).

Продукт руководителя HR отдела — сильная команда HR, выполняющая продукт отдела.

Продукт на примере юридического отдела

Продукт юриста — корректно составленные документы, которые защищают компанию.

Продукт юридического отдела — юридически защищенная компания.

Продукт руководителя юридического отдела — сильная команда юристов, выполняющая продукт отдела.

Почему каждому сотруднику важно понимать свой продукт?

Нужно определить продукт и рассказать сотрудникам, какой продукт вы от них ожидаете. Чем хуже будет определен продукт, тем больше требуется операционных функций. Когда вы проговариваете, какой продукт ждете от сотрудника, у него больше шансов сделать работу качественно.

Сотрудник всегда должен иметь возможность полноценно влиять на свой продукт. Если это не так, то продукт определен неправильно.

Систематизация — мыслительная деятельность, в ходе которой исследуемые объекты организуются в некую систему на базе выбранного принципа.

Систематизировать — значит устанавливать порядок, создавать структуру, понимать взаимосвязь между различными вещами.

Продукт систематизации — алгоритм.

Алгоритм — это четкая последовательность действий, выполнение которой дает какой-то заранее известный и самый оптимальный результат.

Системный менеджмент — эффективный, продуктивный и прокаченный во всех смыслах менеджмент.

При системном менеджменте возникает меньше ошибок в работе, меньше срывов дедлайнов, лучше становится результат, растет качество работы команды.

5 функций менеджмента

1. Планирование
2. Организация
3. Координация и контроль деятельности
4. Обучение
5. Мотивация

Планирование

Планирование — процесс определения целей и планов деятельности, а также методов и средств их достижения. Оно является основой для принятия управленческих решений.

Продукт планирования — четкий, реалистичный и готовый к реализации план действий по достижению конкретной цели.

Организация работы

Организация работы — это функция менеджмента, которая включает в себя разработку эффективной структуры команды, распределение ресурсов, определение правил взаимодействия между сотрудниками, обеспечение необходимыми инструментами.

Продукт организации работы — отдел, компания или определенный сотрудник, обладающий всеми необходимыми инструментами для эффективной работы.

Координация и контроль

Контроль — это процесс проверки и оценки результатов сотрудника или отдела. Он включает в себя сравнение результатов с установленными планами.

Координация — синхронизация действий сотрудника с целью, к которой он стремится. В результате координации выявляются проблемы, мешающие достичь цели, корректируются методы достижения цели.

Контроль и координация неразрывны.

Если в результате контроля установлено, что действия сотрудников не ведут к цели, то в процессе координации необходимо внести изменения в действия сотрудника или команды.

Продукт координации и контроля деятельности — команда, которая слаженно и эффективно движется к установленной цели.

Обучение и развитие

Обучение — это процесс получения новых знаний и навыков сотрудником, необходимых для повышения эффективности выполнения текущих задач, или для того, чтобы сотрудник мог взять более сложные задачи.

Развитие — это процесс, направленный на повышение профессионального уровня сотрудника, развитие его профессиональных компетенций и выход на качественно новый уровень.

Продукт обучения и развития — сотрудники, обладающие необходимыми знаниями и навыками для эффективной работы.

Мотивация

Мотивация — процесс стимулирования интереса и вовлеченности сотрудников путем закрытия их потребностей, что влечет за собой повышение производительности работы.

Продукт мотивации — сотрудники, максимально довольные работой и заряженные на достижение целей компании.

Регулярная реализация всех функций менеджмента в работе помогает:

• Определить, почему возникла проблема, в какой именно функции менеджмента есть пробел
• Усилить эту функцию и не допустить новых проблем

Цикл менеджмента

Управленческий цикл — непрерывная последовательность связанных между собой действий руководителя в процессе реализации функций управления.

Почему все функции важны?

Если не планировать, то:

• Вам будет сложно принимать решения без понимания, какая у вас конечная цель
• Вы можете просто не уложиться в дедлайн по задаче
• Вы можете неэффективно использовать ваши ресурсы — деньги, персонал
• Вы можете очень поздно понять, что есть ограничения для реализации задачи и что она просто не может быть выполнена
• Вы в целом можете получить не тот результат, который ожидали

Если не организовывать работу, то:

• Вы будете бесконечно объяснять сотрудникам одно и то же из раза в раз ввиду отсутствия регламентов и правил
• У вашей команды будет низкая эффективность из-за отсутствия инструментов работы — CRM, телефонии и другого
• В вашей команде просто будет хаос
• Сотрудники будут быстрее выгорать — «ручные» процессы часто приводят к этому
• Ваши клиенты могут пострадать — может теряться информация, данные и прочее

Если не контролировать сотрудников и не проводить координации, то:

• Вы не будете знать актуальный статус по задачам и рискуете не получить результат к дедлайну
• Вы можете не узнать о проблемах, возникающих у сотрудников в процессе работы
• Сотрудники могут демотивироваться от того, что им просто не хватает общения
• Сотрудники могут просто «расслабиться» и работать не в полную силу
• Из-за отсутствия своевременной обратной связи сотрудники могут привыкнуть работать неправильно

Если не обучать и не развивать, то:

• Сотрудники будут чаще ошибаться, так как им попросту может не хватать знаний
• У вас будут работать только самые слабые люди рынка, так как сильные кадры не будут работать там, где нет развития
• Вы просто не будете развивать свой отдел, процессы будут устаревать, эффективность будет снижаться

Если не мотивировать сотрудников, то:

• Вы получите команду, на которую нельзя положиться, так как без мотивации падает и вовлеченность
• Сотрудники не будут чувствовать внутреннего стремления к выполнению задач на высоком уровне, из-за этого качество их работы будет снижаться
• Сотрудники будут делать ровно столько, сколько «достаточно»
• У вас будет текучесть кадров, так как без хорошей мотивации сотрудники долго не смогут работать в компании
• У вас не будет полезных изменений в отделе, поскольку сотрудники без достаточной мотивации реже предлагают новые идеи и подходы

Менеджмент – это непрерывный цикл.

Все функции взаимосвязаны и важны в равной степени!

Ресурс — любые материальные и нематериальные активы, используемые компанией для достижения своих целей.

Инструмент — это средство, механизм или техника, которые облегчают выполнение определенной работы или достижение цели.

Базовый пример: Ресурс — это гвозди. Инструмент — это молоток.

Разница между инструментом и ресурсом

Инструмент не исчисляется в количестве, или же количество не имеет значения. Если мы работаем с молотком, то второй молоток нам ни к чему.

Ресурс — это источник покрытия нужд, это измеримая в количестве и объеме вещь. Например, количество гвоздей имеет для нас значение.

Инструмент амортизируется, совершенствуется и автоматизируется.
Ресурс просто заканчивается.

Ресурсы, которые вы можете привлечь

• Финансовые ресурсы (деньги, капитал, финансовые активы)
• Человеческие ресурсы (сотрудники, консультанты)
• Временные ресурсы (коллег, руководителя)
• Интеллектуальные ресурсы (патенты, торговые знаки)
• Социальные ресурсы (партнеры, поставщики, клиенты)
• Материальные ресурсы (компьютеры, мебель)

Инструменты

Инструменты планирования

• Календари, задачники и прочее
• Квартальные, месячные, недельные планы
• Стратегическая сессия
• Брейншторм
• Дерево решений
• SWOT анализ
• Методы декомпозиции задач

Инструменты организации работы

• Сотрудник, hr, руководитель
• Регламенты, правила и стандарты работы, описанные бизнес-процессы, коммерческие предложения, скрипты
• Различные CRM и ERP системы, телефония, корпоративная почта
• Доступы к различной информации компании, базе клиентов, контактной информации коллег
• Календари, планировщики, постановщики задач

Инструменты координации и контроля деятельности

• Дневные, недельные, месячные и другие планы
• Метрики, отчеты подчиненных
• Координация как встреча с подчиненным
• Данные различных корпоративных систем (ERP, BI, CRM)

Инструменты обучения и развития

• Тренинги, мастер-классы
• Книги, статьи, регламенты, инструкции
• Обучающие видео
• Делегирование
• Ротация должностных обязанностей
• Обсуждения, советы, коучинг, экспертное мнение руководителя
• Дополнительные проектные задачи
• Наставничество над новичками

Инструменты мотивации

Материальные:

• Премии, бонусы, увеличение ЗП

Нематериальные:

• Благодарность, похвала
• Признание заслуг (доски почета, медаль, кубок, звание)
• Признание экспертности (просьбы сотрудника побыть тренером, спикером, наставником)
• Должность, звание, повышение
• Неформальные встречи с коллегами
• Рост, развитие, приобретение новых навыков

Роли руководителя

• Вы в роли сотрудника, если вы делаете задачу руками, то есть ваша деятельность не вписывается ни в одну из 5 функций руководителя.
• Вы в роли сотрудника, если вы делаете то, что могли бы сделать ваши подчиненные.

Быть в роли сотрудника — плохо или хорошо?

Плохо: Если вы выполняете роль сотрудника вынужденно, если у вас куча входящих вопросов с линейными задачами.

Хорошо: Если вы находитесь в роли сотрудника по своему собственному желанию. Если вы хотите таким образом обучить сотрудника, показать пример.

Причин постоянно быть в роли сотрудника может быть довольно много, но корень проблемы всегда один — неумение или нежелание использовать инструменты управления командой.